RAPORT PRIVIND IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT FINANCIAR ŞI CONTROL ÎN CADRUL CURȚII DE APEL CAHUL 30 MARTIE – 31 DECEMBRIE 2015

RAPORT

PRIVIND IMPLEMENTAREA SISTEMULUI DE MANAGEMENT FINANCIAR ŞI CONTROL ÎN CADRUL CURȚII DE APEL CAHUL 30 MARTIE – 31 DECEMBRIE

I. Introducere

Conform prevederilor Legii nr.229 din 23.09.2010 privind „Controlul Financiar Public Intern”, toate instituțiile publice din Republica Moldova care gestionează mijloacele Bugetului Public Național sunt obligate să se orienteze spre un sistem modern de gestiune a finanțelor publice, bazat pe conceptul de Control Financiar Public Intern. De asemenea, conform art. 8 al Legii nr. 229, managerul instituției trebuie să implementeze sistemul de Management Financiar și Control conform Standardelor Naționale de Control Intern în Sectorul Public, ținând cont de complexitatea și domeniul de activitate al instituției, în baza următoarelor componente: a) mediul de control; b) managementul performanțelor și al riscurilor; c) activitățile de control; d) informarea și comunicarea; e) monitorizarea și evaluarea. Totodată, managerul instituției publice, în rezultatul autoevaluării, apreciază organizarea  sistemului de MFC și emite anual, pentru anul precedent, o declarație privind buna guvernare.

Curtea de Apel Cahul face parte din sistemul național al instituțiilor publice, care potrivit art.23¹ alin (1) și (4) din Legea nr.514-XIII din 06.07.1995 privind „Organizarea judecătorească” dispune de independență organizațională și funcțională, care este realizată prin autoadministrarea judecătorească. Această prevedere presupune asigurarea directă de sine stătătoare, prin intermediul organelor administrării judecătorești (Consiliul Superior al Magistraturii și Adunarea Generală a Judecătorilor) a necesităților materiale și a suportului logistic necesar activității (HCSMnr.464/19 din 23 iunie 2015).

În  aceste  condiții, Curtea de Apel Cahul  în  mod  individual,  prin  reprezentanții managementului de conducere (președintele instanței de judecată/vicepreședintele instanței de judecată și șeful secretariatului) este responsabilă de asigurarea desfășurării unei activități în mod econom, eficient, eficace, legal, etic și transparent. Acestea fiind posibile prin realizarea Managementului Financiar și Control.

În scopul elaborării și implementării Sistemului de Management și Control, prin hotărîrea CSM nr. 217/10 din 24.03.2015 au fost desemnate în calitate de instanțe pilot șapte instanțe, printre care și Curtea de Apel Cahul.

 II.  Scopul elaborări și implementării MFC în Curtea de Apel Cahul

 În perioada 24 martie - 31 decembrie 2015, Curtea de Apel Cahul – ca instanță pilot, a  elaborat și implementat sistemul de management financiar în scopul promovării unui nivel înalt de responsabilitate managerială în procesul de utilizare a fondurilor publice ale instanței.

            III. Obiectivele elaborării și implementării MFC în Curtea de Apel Cahul

 În sensul realizării scopului sus-menționat, în Curtea de Apel Cahul au fost organizate mai multe activități pentru implementarea ulterioară și continuă a managementului financiar și control pentru a gestiona mai eficient și eficace patrimoniul public, totodată și pentru a realiza obiectivele instanței de judecată.

 IV.  Rezultatele elaborări și implementării MFC în Curtea de Apel Cahul

 În perioada 24 martie - 31 decembrie 2015, au fost organizate și desfășurate activități pentruelaborarea și implementarea MFC orientate spre obținerea unor rezultate concrete și anume:

1. Participarea la activități de instruire, mese rotunde, ateliere de lucru organizate în scopul implementării MFC;

2. Instituirea grupului de lucru în cadrul Curții de Apel Cahul;

3. Elaborarea planului de acțiuni privind implementarea sistemului MFC;

4. Revizuirea planului de acțiuni a Curții de Apel Cahul pentru anul 2015;

5. Identificarea și descrierea proceselor, îndosarierea în registrul proceselor.

6. Identificarea și evaluarea riscurilor obiectivelor instituționale și elaborarea Registrului riscurilor 

V. Realizarea rezultatelor elaborării și implementării MFC în Curtea de Apel Cahul

 1. Participarea la activități de instruire, mese rotunde, ateliere de lucru organizate în scopul implementării MFC.

 În scopul elaborării și implementării Sistemului de Management și Control, Curtea de Apel Cahul a participat la activitățile de instruire, ateliere de lucru, petrecute de către formatorii proiectului.

În cadrul sesiunilor de instruire reprezentanții Curții de Apel Cahul au fost informați, despre importanța și necesitatea implementării MFC, cadrul de reglementare al Controlului Financiar Public Intern, rolul Controlului Financiar Public Intern în cadrul procesului de gestiune financiară, elementele Controlului Financiar Public Intern, scopul Managementului Financiar și Control, responsabilii de instituirea și implementare a unui MFC eficient, elementele Managementului Financiar și Control, limitările Managementului Financiar și Control.

De asemenea la sesiunile de instruire detaliat a fost discutată modalitatea organizării și implementării Managementului Financiar și Control în cadrul instanțelor de judecată, identificarea și documentarea proceselor, diagrama procesului de organizare și implementare a MFC.

Totodată, au fost puse la dispoziție materiale informative și instructive, (power point), agende de evenimente, exemple de planuri de activitate instituționale, exemple de registre de riscuri, descrieri narative și grafice ale proceselor pe suport, note instructive necesare pentru implementarea sistemului de management financiar și control în instanțele pilot inclusiv și instanța pilot –Curtea de Apel Cahul.

2. Instituirea  grupului de lucru în cadrul Curții de Apel Cahul

 În scopul asigurării implementării Managementului Financiar și Control în Curtea de Apel Cahul s-a instituit grupul de lucru, responsabil de realizarea activităților planificate în planul de acțiuni pentru organizarea și implementarea MFC.

În componența grupului de lucru au fost incluși angajați ai instanței care au realizat procesele operaționale specifice domeniului de activitate al Curții de Apel Cahul (șefi a subdiviziunilor, specialiști).

Pe tot parcursul de implementare a sistemului MFC președintele grupului de lucru a coordonat monitorizarea și asigurarea implementării cu succes și în termenii stabiliți a planului de acțiuni.

Secretarul grupului de lucru a fost responsabil de pregătirea ședințelor grupului de lucru pentru organizarea activităților de implementare a MFC, consolidarea documentației elaborate conform planului de acțiuni și definitivarea Registrului riscurilor.

3.   Elaborarea planului de acțiuni privind implementarea sistemului MFC

 Membrii grupului de lucru în colaborare cu coordonatorii proiectului MFC au elaborat planul de acțiuni privind implementarea sistemului MFC.

În planul de acțiuni privind implementarea sistemului MFC au fost incluse toate activitățile necesare pentru elaborarea, consolidarea sistemului MFC, persoanele responsabile de realizarea acțiunilor, termenele de realizare a activităților, indicatorii de realizare.

Pentru a urmări consecutivitatea etapelor ce trebuie să fie realizate activitățile au fost planificate

în felul următor:

• Identificarea proceselor;
• Documentarea și descrierea proceselor (acte normative ce prevăd procesul);
• Identificarea obiectivelor și a acțiunilor instanței de judecată;
• Identificarea riscurilor;
• Registrul riscurilor;
• Monitorizarea implementării MFC;
• Autoevaluarea implementării MFC;
• Emiterea declarației privind buna guvernare;
• Revizuirea, actualizarea obiectivelor de activitate a proceselor riscurilor,registrul riscurilor.

Planul de acțiuni privind implementarea sistemului MFC a fost adus la cunoștința tuturor angajaților din instanță implicați în procesul de implementare a procesului Managementului Financiar și Control.

4. Revizuirea planului de activitate a Curții de Apel Cahul pentru anul 2015.

 În procesul implementării sistemului MFC a fost stabilită necesitatea revizuirii planului de activitate a Curții de Apel Cahul pentru anul 2015.

Fiecare subdiviziune a revizuit planurile de activitate ținând cont de toți factorii interni și externi, care ar putea contribui la realizarea obiectivelor stabilite, indicând în detalii acțiunile ce urmează a fi întreprinse de instanță, în vederea atingerii obiectivelor.

În planurile revizuite au fost introduse toate activitățile corespunzător subdiviziunilor conform prevederilor legale, aceasta a facilitat la identificarea și desfășurarea proceselor de lucru pe fiecare subdiviziune, identificarea riscurilor.

 5. Identificarea și descrierea proceselor, îndosarierea în registrul proceselor

În colaborare grupul de lucru, șefii subdiviziunilor au identificat toate procesele din subdiviziunile Curții de Apel Cahul.

Pentru realizarea descrierii proceselor a fost identificat cadrul normativ care reglementează fiecare proces de lucru, adică toate actele unde se regăsesc prevederi ale procesului care se descrie.

Identificarea participanților la proces , toți cei care sunt implicați și responsabili de derularea anumitor activități.

Descrierea narativă a procesului sa făcut după modelul prezentat de către formatorii proiectului.

6. Identificarea și evaluarea riscurilor obiectivelor instituționale și elaborarea Registrului riscurilor

În scopul anticipării și reacționării la diferite evenimente, care pot afecta realizarea obiectivelor strategice și operaționale, au fost identificate riscurile cu care se confruntă instanța.

Fiecare subdiviziune a identificat riscurile care pot împiedica atingerea obiectivelor, din punct de vedere al costurilor resurselor și a timpului.

După ce au fost identificate riscurile a urmat etapa de evaluare. Determinarea probabilității cât de des se poate produce riscul, determinarea impactului posibilelor efecte generate de manifestarea acestui risc, calcularea valorii riscurilor, clasificarea riscurilor în ordinea priorității pentru fiecare obiectiv la care se referă.

Ca reacții, la riscuri, au fost luate în considerație atitudinile, tolerarea, diminuarea, eliminarea șitransferarea riscurilor. Registrul riscurilor întocmit cuprinde riscurile identificate și evaluate.

 VI. Concluzii

               Proiectul de implementare a Managementului Financiar și Control în cadrul Curții de Apel Cahul a avut scopul de a promova un nivel mai înalt de responsabilitate managerială în procesul de utilizare a fondurilor publice.

Sistemul de management financiar și control cuprinde integral mecanisme de autocontrol, iar măsurile privind eficacitatea acesteia au evaluarea riscurilor.

În procesul de implementare a sistemului de management financiar și control în instanță au fost identificate și desfășurate toate procesele de activitate, conform prevederilor legislației, ajustate fișele de post, revizuite planurile de activitate, obiectivele, identificate și evaluate riscurile, în rezultat întocmite registrul proceselor și registrul riscurilor.

Curtea de Apel Cahul a implementat Sistemul de Management Financiar și Control. Acest sistem va permite integral furnizarea unei asigurări rezonabile că, fondurile publice alocate în scopul atingerii obiectivelor să fie utilizate în condiții de transparență, economicitate, eficiență, eficacitate, legalitate, etică și integritate.